Na co byste neměli nezapomenout při plánování firemního IT rozpočtu
Obsah
IT technologie jsou dnes naprosto samozřejmou součástí pracovních i osobních životů nás všech. Problémem ICT je ale fakt, že se jedná o obor s obrovským množstvím změn – a to ne na roční, ale na měsíční bázi. Jak tedy vědět, co všechno firma potřebuje a jak naplánovat roční firemní rozpočet na IT technologie, když je to s nimi tak nepředvídatelné? Poradíme vám, na jaké oblasti byste určitě neměli zapomenout a do svého rozpočtu je rozhodně zapracovat.
Oblast, kterou představují ICT technologie ve firmách, stále roste. Není tomu tak dávno, co se tyto náklady řešily spíše jednorázově. Vlastně jen stačilo nakoupit počítače a k nim potřebné programové licence. Firemní „ajťák“ se pak v pauzách mezi popíjením kávy postaral o všechny nenadálé problémy, které mohly ve firmě nastat. Dnes už mnoho malých a středních firem vlastní IT oddělení vůbec nemá, mj. i proto, že by se nestíhalo změnám stále přizpůsobovat. Místo toho outsourcuje IT na zkušenější a flexibilnější společnosti. Pokud si ale IT ve firmě řešíte sami, nezapomeňte, že už nežijeme v roce 2005 a že se oblast IT opravdu značně rozrostla.
Při plánování rozpočtu tedy myslete na:
1. Vyhodnocování a řešení rizik v rámci kybernetické bezpečnosti
V posledních dvou letech jsme byli svědky velkého nárůstu kybernetických hrozeb. Ukládání dat do cloudu, vzdálené přístupy a práce ve sdílených dokumentech jsou skvělými pomocníky, ale zároveň, pokud firma nedbá na kybernetickou bezpečnost, představují značná rizika.
Organizace by se dnes tedy měly zaměřit na to, aby v rámci IT rozpočtu věnovaly patřičnou pozornost právě kybernetické bezpečnosti. Pouhý antivirový program pravděpodobně stačit nebude (na rozdíl od minulosti), ale budete potřebovat nějaké sofistikovanější řešení (SIEM, DLP nebo třeba SOC).
2. Vícefaktorové ověřování (MFA)
Je prokázané, že vícefaktorové ověřování zabraňuje některým z nejběžnějších a nejúspěšnějších kybernetických útoků. Podle Microsoftu je na 99,9 % účinné při předcházení útokům, které se snaží získat přístupové údaje k účtu. Přitom ho mnoho organizací dosud nezavedlo. Pokud jste mezi nimi, určitě ho do rozpočtu zahrňte. Je to zdánlivá drobnost, která vaši bezpečnost výrazně posílí.
3. Serverovna, nebo cloud?
Zamyslete se také nad stávajícími položkami rozpočtu. Potřebujete je ještě? Jsou pro firmu užitečné, nebo se obejdete bez nich? Jednou z takových položek je například serverovna. Zvažte, zda ji ve firmě potřebujete (a nezapomeňte zahrnout i náklady na správné vytápění a chlazení), nebo by pro vás bylo výhodnější být v cloudu? Zvláště pokud ve firmě dbáte na flexibilitu a vykonávání práce odkudkoliv, bude pro vás cloud výhodnější řešení a ušetříte prostor, který by serverovna zabírala.
A mezi námi, i v případě, že máte serverovnu a rušit ji nechcete, určitě není od věci data na cloud zálohovat.
4. Prodloužené dodací lhůty zařízení a zvýšení cen
Před pandemií jsme se potýkali s nedostatkem počítačových čipů, což se bohužel dosud nezlepšilo. Výsledkem jsou mnohem delší dodací lhůty a zvýšení cen notebooků, tiskáren, firewallů, monitorů a dalších IT technologií. Neočekává se, že by se tato situace v roce 2022 zlepšila.
Je proto dobré počítat se zpožděnými dodávkami a cenovým navýšením i ve vašem rozpočtu. Důkladně zvažte, do čeho se vám vyplatí investovat a co počká, až ceny zase klesnou (jestli klesnou).
5. OPEX, nebo CAPEX
Ani jedno řešení není špatné, ale zvažte, jaké se konkrétně vaší firmě vyplatí více. Výhodou investičních výdajů (CAPEX) je, že platíte pouze jednou a už na nic nemyslíte. Nevýhodou ale je, když zaplatíte za něco, co časem přestanete používat. S provozními výdaji (OPEX) máte mnohem větší flexibilitu a můžete přesměrovat investice, pokud přestanou vaší organizaci vyhovovat. Což může být v dnešní nestálé době výraznou výhodou.
6. Jednorázové licence, nebo předplatné?
V duchu OPEX vám měsíční předplatné aplikací a služeb, jako je třeba Microsoft 365, nebo cloudové úložiště, také zaručí flexibilitu (v případě, že už program nechcete používat, jednoduše předplatné zrušíte a další měsíc už nic neplatíte) a zajistí, že budete pracovat v nejaktuálnějším (a nejbezpečnějším) prostředí. Jednorázová dlouhodobá licence se vyplatí u programů, které už máte vyzkoušené a víte, že této investice nebudete litovat (a zároveň nemusíte v rozpočtu pracovat s těmito měsíčními náklady).
Rada na závěr: Pokud jste s rozpočtem a smysluplnými výdaji na ICT technologie ve firmě ztracení, nechte si poradit od oborníků. Je lepší získat ucelený pohled o někoho, kdo má do této oblasti vhled než nesmyslně utrácet za nepotřebné technologie, a naopak nevědomky podcenit takové, které jsou pro firmu zásadní.
